Salarisadministratie voor een buitenlandse werkgever

Door Robert Jeffrey, Holdwise B.V., Hoofddorp. Gecontroleerd aan de officiële bronnen op 13 november 2026.

Voor wie deze dienst is

Een bedrijf in het buitenland met personeel in Nederland. Bijvoorbeeld een bedrijf uit België, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten met een eerste werknemer hier.
Een werknemer die naar Nederland verhuist en in dienst blijft bij de werkgever in het thuisland.
Eigenaren die zelf naar Nederland verhuizen en in dienst blijven van hun eigen vennootschap in het buitenland.
Een kleine Nederlandse BV van een eigenaar uit het buitenland met één of enkele werknemers.

In elk van deze situaties is jouw bedrijf de werkgever. Het tekent het arbeidscontract, geeft leiding aan het werk en betaalt het loon.

Iedereen die in Nederland werkt, heeft recht op het Nederlandse minimumloon en vakantiegeld (business.gov.nl). Een arbeidsrechtjurist uit ons netwerk stelt het Nederlandse contract op als je daarom vraagt.

Wanneer je Nederlandse loonheffingen betaalt

De Nederlandse loonheffingen bestaan uit vier delen, elk met een eigen toets (Belastingdienst, 2026).

Deel van de loonheffingen	Wie betaalt	Wanneer een werkgever uit het buitenland het betaalt
Loonbelasting	Ingehouden op het loon	Je werknemer is in Nederland belastingplichtig en je bedrijf heeft de plicht om loonbelasting in te houden (het is inhoudingsplichtig). Het belastingverdrag met je land bepaalt welk land over het loon mag heffen.
Premie volksverzekeringen	Ingehouden op het loon	Je werknemer is in Nederland sociaal verzekerd en je bedrijf is inhoudingsplichtig.
Premies werknemersverzekeringen	Betaald door de werkgever	Je werknemer is in Nederland sociaal verzekerd.
Bijdrage voor de zorgverzekering volgens de Zorgverzekeringswet (Zvw)	Betaald door de werkgever	Je werknemer is in Nederland sociaal verzekerd.

Een werkgever die loonbelasting inhoudt, heet inhoudingsplichtig. Je bedrijf is dat in vier situaties (Belastingdienst, 2026).

Het heeft in Nederland een vaste plek waar het werkt, zoals een kantoor of een werkplaats (een vaste inrichting).
Je werknemer werkt op het Nederlandse deel van de Noordzee.
Het zendt of leent personeel uit aan een opdrachtgever in Nederland.
Het kiest ervoor om inhoudingsplichtig te zijn.

De vierde situatie is een keuze van de werkgever. Volgens artikel 6 van de Wet op de loonbelasting 1964 kan een bedrijf uit het buitenland zich melden als inhoudingsplichtige voor zijn werknemers in Nederland. De loonadministratie van die werknemers is dan in Nederland aanwezig.

Je werknemer krijgt dan een gewone Nederlandse loonstrook, en de loonbelasting is per tijdvak geregeld.

Buiten deze vier situaties regelt de werknemer zelf de loonbelasting en de premie volksverzekeringen. Dat gaat via de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. De premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw betaalt de werkgever in beide gevallen via de aangifte loonheffingen.

Aanmelden als werkgever en het loonheffingennummer

Een bedrijf uit het buitenland meldt zich aan met het formulier Aanmelding Onderneming buitenland. Dat is een pdf die je invult, print, ondertekent en per post naar de Belastingdienst in Heerlen stuurt (Belastingdienst, juli 2026).

Een Nederlandse BV gebruikt het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever.

Je meldt je aan uiterlijk op de dag waarop je eerste werknemer begint (Belastingdienst, augustus 2026). Daarna ontvang je twee dingen.

Een loonheffingennummer. Dat nummer staat op elke aangifte en op elke brief aan de Belastingdienst.
Een aangiftebrief loonheffingen met de tijdvakken van het jaar en per tijdvak de uiterste datum voor de aangifte en de betaling.

De Belastingdienst stuurt beide nadat je eerste werknemer is begonnen, en kan eerst om meer gegevens vragen.

Betaal je premies werknemersverzekeringen? Dan krijg je ook een brief over de sector van je bedrijf en een brief met je premie voor de Werkhervattingskas (Whk).

Ons team vult het formulier met je in, loopt de gevraagde bijlagen met je door en volgt de aanmelding tot het nummer er is.

De aangifte loonheffingen en de loonstrook

De aangifte loonheffingen is per kalendermaand of per vier weken. De aangifte en de betaling zijn binnen op de datums in je aangiftebrief.

Je werknemer krijgt een loonstrook bij de eerste loonbetaling en bij elke wijziging in het loon of de inhoudingen. Veel werkgevers geven er elke maand een (business.gov.nl). Na afloop van het jaar krijgt je werknemer een jaaropgaaf voor de aangifte inkomstenbelasting.

Op de loonstrook staan het brutoloon en de onderdelen daarvan, zoals het vakantiegeld van minstens 8%. Ook het wettelijk minimumloon voor je werknemer, de inhoudingen en de afgesproken arbeidsduur staan erop (business.gov.nl).

Het boekhoudkantoor uit ons netwerk maakt de loonstroken en doet de aangifte per tijdvak. Jouw bedrijf betaalt het loon aan de werknemer en de loonheffingen aan de Belastingdienst vanaf de eigen bankrekening.

De werkgeverslasten zijn in 2026 ongeveer 17% boven op het brutoloon, over het loon tot €79.409 per jaar. Daar komt pensioen bij als je sector een fonds heeft.

Sociale verzekeringen en de A1-verklaring

Binnen de Europese Unie betaalt een werknemer in één land tegelijk sociale premies. Wie voor onbepaalde tijd in Nederland woont en werkt, is in Nederland sociaal verzekerd (business.gov.nl, gecontroleerd in december 2025).

Je bedrijf betaalt dan de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw, en houdt de premie volksverzekeringen in op het loon.

Sommige werknemers werken voor één werkgever in twee of meer EU-landen. Zij zijn verzekerd in hun woonland als ze daar minstens 25% van hun werktijd werken. Bij een kleiner aandeel geldt het land van de werkgever (SVB, versie van 1 mei 2026).

De sociale verzekeringsinstantie van het land dat geldt, bevestigt dit in een verklaring (de A1-verklaring). Voor een inwoner van Nederland gaat het verzoek naar de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Een werknemer die je tijdelijk naar Nederland stuurt, kan met een A1-verklaring in het thuisland verzekerd blijven. De langste periode op de verklaring is 24 maanden (Your Europe, gecontroleerd op 30 september 2026).

De fiscalist uit ons netwerk toetst de positie voor de eerste loonstrook en vertelt je welke verklaring je aanvraagt.

De vaste inrichting, en wie die vraag beantwoordt

Een vaste inrichting is een vaste plek in Nederland waar je bedrijf zijn werk doet. Een bedrijf met een vaste inrichting doet in Nederland aangifte vennootschapsbelasting over de winst die het daar maakt, en houdt loonbelasting in.

Volgens de Nederlandse wet kan ook een persoon een vaste inrichting vormen. Dat is iemand die in Nederland regelmatig contracten sluit voor je bedrijf, of daarbij de hoofdrol speelt (Wet op de vennootschapsbelasting 1969, artikel 3). Geldt er een belastingverdrag, dan telt de omschrijving in dat verdrag.

De vraag speelt in deze situaties.

Je werknemer tekent contracten met klanten of spreekt prijzen met hen af.
Je werknemer leidt vanuit Nederland een team of een vestiging.
Je bedrijf huurt hier een kantoor, een werkplaats of een magazijn.
Een bouwproject of installatieproject duurt langer dan twaalf maanden.

Werkt je werknemer thuis onder leiding van het hoofdkantoor? Dan beslissen de feiten.

De fiscalist uit ons netwerk leest het belastingverdrag met je land en kijkt naar de rol en de bevoegdheden van je werknemer. Je krijgt het antwoord op papier voordat ons team de aanmelding voorbereidt.

Eigenaren die naar Nederland verhuizen

Verhuizen de mensen die het bedrijf leiden naar Nederland? Dan komt er een tweede vraag bij. Waar een vennootschap gevestigd is, wordt naar de omstandigheden beoordeeld (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 4).

Een vennootschap die vanuit Nederland wordt geleid, kan zelf in Nederland belastingplichtig worden. Het belastingverdrag met het thuisland bepaalt dan de uitkomst. Vraag deze toets aan voordat je verhuist.

Wil je dat ons team meekijkt?

Ziekte, pensioen en cao

Dit zijn vier plichten van een werkgever volgens de Nederlandse wet. Een arbeidsrechtjurist uit ons netwerk toetst hoe ze gelden voor een contract met een werkgever uit het buitenland.

Loon bij ziekte

Je betaalt een zieke werknemer minstens 70% van het loon, maximaal twee jaar. In het eerste jaar is dat minstens het wettelijk minimumloon (business.gov.nl).

Je schakelt een bedrijfsarts of een arbodienst in. In week 6 is er een probleemanalyse en in week 8 een plan van aanpak. Na 42 weken meld je de ziekte bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).

Doet een werkgever te weinig voor de terugkeer naar werk, dan kan het UWV een loonbetaling van maximaal een jaar extra opleggen. Je kunt een verzekering afsluiten die het loon van een zieke werknemer doorbetaalt (Rijksoverheid, september 2026).

Pensioen

Een pensioenregeling is verplicht als je sector een verplicht bedrijfstakpensioenfonds heeft, of als een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) een regeling voorschrijft (business.gov.nl, gecontroleerd in november 2025). Het werk dat je werknemer in Nederland doet, bepaalt de sector.

Cao

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan een cao verbindend verklaren voor een hele sector. Een werkgever met personeel in die sector in Nederland volgt dan die cao (business.gov.nl).

Minimumloon, vakantiegeld en identiteit

Het wettelijk minimumloon is €14,99 bruto per uur vanaf 1 juli 2026, voor werknemers van 21 jaar en ouder (Rijksoverheid). Het vakantiegeld is minstens 8% van het brutoloon.

Voor de eerste werkdag controleer je het originele paspoort of de identiteitskaart van je werknemer, en bewaar je een kopie in de loonadministratie. Is de identiteit op de betaaldag nog open, dan geldt het anoniementarief van 52% (business.gov.nl).

De expatregeling, bekend als de 30%-regeling

De belastingregeling voor werknemers die uit het buitenland zijn aangetrokken, heet nu de expatregeling. Veel mensen noemen haar nog de 30%-regeling.

In 2026 mag een werkgever maximaal 30% van het loon belastingvrij uitbetalen. Vanaf 1 januari 2027 is dat maximaal 27% (business.gov.nl). Werknemers die de regeling al voor 1 januari 2024 gebruikten, houden 30% tot het einde van hun looptijd.

Dit zijn de belangrijkste voorwaarden (Belastingdienst, mei 2026).

De werkgever werft de werknemer in het buitenland of zendt hem naar Nederland.
De werknemer woonde meer dan 16 van de 24 maanden voor de eerste werkdag op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.
Het belastbare loon is in 2026 hoger dan €48.013, of hoger dan €36.497 voor een werknemer jonger dan 30 jaar met een masterdiploma.
De Belastingdienst geeft een beschikking, voor maximaal vijf jaar.

Het belastingvrije bedrag heeft een maximum. In 2026 is dat €78.600, bij een loon van €262.000.

De salarisnorm voor 2027 krijgt een extra verhoging boven op de jaarlijkse indexatie, voor werknemers die op of na 1 januari 2024 zijn begonnen (business.gov.nl). Op 13 november 2026 stonden op de pagina van de Belastingdienst de bedragen voor 2026.

De regeling werkt via de Nederlandse loonadministratie. De wet vraagt om een werkgever die inhoudingsplichtig is voor de Nederlandse loonbelasting (Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965, artikel 10e). Een bedrijf uit het buitenland dat zich als inhoudingsplichtige heeft gemeld, is zo’n werkgever.

Werknemer en werkgever doen het verzoek samen. Een verzoek binnen vier maanden na de eerste werkdag werkt terug tot die eerste dag (business.gov.nl). Ons team bereidt het verzoek met je voor, en de Belastingdienst beslist.

Meer over de voorwaarden lees je in de 30%-regeling in 2026.

De kleine Nederlandse BV met één werknemer

Heb je als eigenaar uit het buitenland een Nederlandse besloten vennootschap (BV) met één of enkele werknemers? Dan is de BV de werkgever. Ze meldt zich aan bij de Belastingdienst en krijgt een eigen loonheffingennummer.

Het boekhoudkantoor uit ons netwerk maakt elk tijdvak de loonstrook, doet de aangifte loonheffingen en stuurt je het bedrag dat je betaalt. Na afloop van het jaar krijgt je werknemer de jaaropgaaf.

Jij levert de gegevens van je werknemer, het arbeidscontract en elk tijdvak de wijzigingen. Ons team is je vaste aanspreekpunt, in het Nederlands of in het Engels.

Werk je zelf in je BV en heb je 5% of meer van de aandelen? Dan verwacht de Belastingdienst een loon dat gebruikelijk is voor je werk, met €58.000 per jaar als uitgangspunt voor 2026. In het DGA-salaris in 2026 lees je de regels.

Verder lezen kan in loonadministratie starten en de eerste werknemer aannemen.

Wat je klaar hebt liggen

De gegevens van je bedrijf, zoals de rechtsvorm, het registratienummer in het thuisland en de namen van de mensen die voor het bedrijf tekenen.
De naam, de geboortedatum, de contactgegevens en het burgerservicenummer (BSN) van je werknemer.
Een kopie van het paspoort of de identiteitskaart die je hebt gecontroleerd.
De opgaaf van je werknemer voor de loonheffingskorting.
Het arbeidscontract, met de startdatum, het brutoloon, de arbeidsduur en de werkplek.
Een korte beschrijving van wat je werknemer doet en waarvoor hij mag tekenen.
De landen waar je werknemer werkt, met het aandeel van de werktijd per land.
Voor de expatregeling de plaatsen waar je werknemer woonde in de 24 maanden voor de start.
Een bankrekening van je bedrijf voor het loon en de loonheffingen.

Wie doet wat

Werk	Wie doet het
De werknemer in dienst nemen, het contract tekenen, het loon en de loonheffingen betalen	Jouw bedrijf, als werkgever
De intake, de aanmelding bij de Belastingdienst en het contact door het jaar	Ons team
De fiscale positie, met de vaste inrichting, het land dat over het loon mag heffen, de sociale verzekeringen en de A1-verklaring	Een fiscalist uit ons netwerk
De loonstroken, de aangifte loonheffingen per tijdvak en de jaaropgaaf	Een boekhoudkantoor uit ons netwerk
Het Nederlandse arbeidscontract, als je daarom vraagt	Een arbeidsrechtjurist uit ons netwerk
De beslissingen over de aanmelding, de expatregeling en de A1-verklaring	De Belastingdienst en de sociale verzekeringsinstantie

Je ziet de omvang van het werk en de vergoeding in je voorstel voordat we beginnen.

Intake. Je vertelt waar je bedrijf gevestigd is, wie je in dienst neemt, wat die persoon doet en wanneer het contract ingaat.
Toets. De fiscalist toetst de vaste inrichting, het belastingverdrag en de sociale verzekeringen.
Voorstel. Je krijgt de omvang van het werk en de vergoeding, en je beslist.
Aanmelding. Ons team bereidt de aanmelding bij de Belastingdienst voor, en je bedrijf krijgt het loonheffingennummer.
Eerste loonstrook. Het boekhoudkantoor richt de loonadministratie in, en je werknemer krijgt de eerste loonstrook.
Elk tijdvak. Je stuurt de wijzigingen. Het boekhoudkantoor doet de aangifte en stuurt je het bedrag dat je betaalt.

Andere situaties, in het Engels

Voor drie andere situaties heeft ons team een eigen pagina in het Engels.

Schaduwloonadministratie

Je werknemer blijft op de loonlijst in het thuisland, en een Nederlandse loonadministratie ernaast regelt de Nederlandse loonbelasting.

Van een employer of record naar je eigen loonadministratie

Je neemt het arbeidscontract over van het bedrijf dat nu formeel werkgever is, en wordt zelf werkgever.

Gedetacheerde werknemers op een project in Nederland

Een aannemer uit een ander EU-land stuurt eigen werknemers voor installatie, montage of bouw.

Het overzicht in het Engels

Alle vijf de situaties en de werkwijze van ons team op één pagina.

Deze pagina is ook beschikbaar in het Engels.

Bronnen

Bijgewerkt op 13 november 2026.

Veelgestelde vragen

Kan een buitenlandse werkgever personeel in Nederland in dienst hebben terwijl het bedrijf in het buitenland blijft?

Ja. Je bedrijf meldt zich bij de Belastingdienst aan met het formulier Aanmelding Onderneming buitenland en krijgt een loonheffingennummer. Daarna doet het voor elk tijdvak aangifte loonheffingen. Je bedrijf is de werkgever, en een Nederlandse vennootschap is een keuze.

Moet een buitenlandse werkgever Nederlandse loonbelasting inhouden?

Een buitenlandse werkgever houdt loonbelasting in als hij inhoudingsplichtig is. Dat is zo bij een vaste inrichting in Nederland, bij werk op het Nederlandse deel van de Noordzee en bij het uitlenen van personeel in Nederland. Een werkgever kan er ook zelf voor kiezen. Een werkgever die daarvoor kiest, geeft de werknemer een gewone Nederlandse loonstrook.

Hoe krijgt een buitenlands bedrijf een loonheffingennummer?

Je stuurt het formulier Aanmelding Onderneming buitenland naar de Belastingdienst, uiterlijk op de dag waarop je eerste werknemer begint. De Belastingdienst stuurt daarna het loonheffingennummer en de aangiftebrief met de tijdvakken. De Belastingdienst kan eerst om meer gegevens vragen.

Wie betaalt de sociale premies voor een werknemer die in Nederland woont en werkt?

Wie voor onbepaalde tijd in Nederland woont en werkt, is in Nederland sociaal verzekerd. De werkgever uit het buitenland betaalt dan de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet, en houdt de premie volksverzekeringen in. Een werknemer die tijdelijk naar Nederland komt, kan met een A1-verklaring maximaal 24 maanden in het thuisland verzekerd blijven.

Ontstaat er een vaste inrichting door één werknemer in Nederland?

Dat hangt af van wat je werknemer doet. Een vaste plek van je bedrijf in Nederland is een vaste inrichting, en dat geldt ook voor iemand die hier regelmatig contracten sluit voor je bedrijf. Het belastingverdrag met je land bevat de precieze regel. De fiscalist uit ons netwerk toetst dit en geeft je het antwoord op papier.

Kan een buitenlandse werkgever de 30%-regeling toepassen?

Ja, als de werkgever inhoudingsplichtig is voor de Nederlandse loonbelasting en de werknemer aan de voorwaarden voldoet. De regeling heet nu de expatregeling. Het maximum is 30% in 2026 en 27% vanaf 1 januari 2027. Het belastbare loon is in 2026 hoger dan €48.013, en de Belastingdienst beslist over het verzoek.

Mijn Nederlandse BV heeft één werknemer. Kunnen jullie alleen de loonstroken en de aangifte doen?

Ja. Je BV is de werkgever en heeft een eigen loonheffingennummer. Het boekhoudkantoor uit ons netwerk maakt elk tijdvak de loonstrook, doet de aangifte loonheffingen en stuurt je het bedrag dat je betaalt. Ons team is je vaste aanspreekpunt.

Wat betaalt een werkgever als een werknemer in Nederland ziek is?

Volgens de Nederlandse wet betaalt de werkgever minstens 70% van het loon, maximaal twee jaar, en in het eerste jaar minstens het wettelijk minimumloon. De werkgever schakelt ook een bedrijfsarts in en werkt met de werknemer aan de terugkeer naar werk. Je kunt een verzekering afsluiten die het loon van een zieke werknemer doorbetaalt.

Wat zit er elke maand in de salarisadministratie?

Elk tijdvak maakt het boekhoudkantoor uit ons netwerk de loonstrook van elke werknemer en doet het de aangifte loonheffingen. Je krijgt het bedrag dat je aan de Belastingdienst betaalt. Wijzigingen die je doorgeeft, zoals een nieuw loon, een bonus of ziekte, staan in de volgende loonstrook. Na afloop van het jaar krijgt elke werknemer een jaaropgaaf, en ons team is door het jaar je aanspreekpunt.

Heeft mijn bedrijf een filiaal of een BV nodig om personeel in Nederland in dienst te nemen?

Beide zijn een keuze. Je bedrijf in het buitenland kan zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever en het personeel op eigen naam in dienst nemen. Een filiaal met een vaste plek in Nederland kan een vaste inrichting zijn, en je bedrijf houdt dan volgens de wet loonbelasting in. Een BV is een aparte vennootschap en is dan zelf de werkgever. De fiscalist uit ons netwerk toetst welke vorm bij het werk past.

Mijn werknemer werkt al en wacht nog op de eerste loonstrook. Kan de salarisadministratie voor de voorbije maanden starten?

Ja. Je bedrijf meldt zich aan als werkgever bij de Belastingdienst. Het boekhoudkantoor uit ons netwerk maakt daarna de loonstroken en de aangiften loonheffingen, ook voor de maanden die al voorbij zijn. De Belastingdienst kan een boete opleggen voor een aangifte of een betaling die te laat is. Ons team vertelt je welke gegevens het boekhoudkantoor voor die maanden nodig heeft.

Wie is de werkgever als jullie de salarisadministratie regelen?

Jouw bedrijf is de werkgever en blijft dat. Het tekent het arbeidscontract, geeft leiding aan het werk en betaalt het loon en de loonheffingen. Ons team regelt de aanmelding en is je vaste aanspreekpunt. Een fiscalist en een boekhoudkantoor uit ons netwerk doen de fiscale toets en de loonadministratie per tijdvak.

Wat kost de salarisadministratie?

De vergoeding hangt af van het aantal werknemers en van de vragen die de fiscalist beantwoordt. Je ziet de omvang van het werk en de vergoeding in je voorstel voordat we beginnen.