Stap één: de registraties
De BV meldt zich als werkgever bij de Belastingdienst en krijgt het loonheffingennummer. Dat nummer vermeld je op elke loonaangifte. Verder identificeer je de werknemers, controleer je hun gegevens en richt je de loonadministratie in vóór de eerste werkdag. Nu wordt ook de sectorindeling van je bedrijf vastgesteld. De premiepercentages hangen van die indeling af. Of een verplicht bedrijfstakpensioenfonds geldt, hangt af van de activiteiten van je bedrijf. Vraag dat na bij het pensioenfonds van je branche. Controleer de indeling bij de start.
Wat de werkgever in totaal betaalt
Boven het brutosalaris komen de werkgeverslasten. Dat zijn sociale premies, de zorgbijdrage, vakantiegeld (8% van het salaris) en pensioen waar een regeling geldt. Als vuistregel reken je ruwweg 25 tot 30% bovenop het brutosalaris voor de totale kosten van een nieuwe medewerker. Op de loonstrook zie je het brutoloon, de ingehouden loonheffing en premies, en het nettobedrag. Je maakt de loonstrook met de loonrun. Daarna doe je de maandelijkse aangifte en draag je de loonheffing af vóór de deadline. Doet de BV speur- en ontwikkelingswerk, dan kan zij de afdracht verlagen met de WBSO, de afdrachtvermindering voor dit werk.
Wat er elke maand gebeurt
Elke maand doe je de loonrun, de loonaangifte en de betaling. Moderne loonverwerkers doen dat grotendeels automatisch. Aan het eind van het jaar maak je de jaaropgaven. Neem je een medewerker uit het buitenland aan, regel dan vóór de eerste werkdag een vergunning als die nodig is. Vraag de 30%-regeling binnen vier maanden na de start aan, dan geldt die vanaf de eerste werkdag. Het salaris van de directeur-grootaandeelhouder (DGA) verwerk je in dezelfde administratie, volgens de regels voor het gebruikelijk loon. Zie voor de jaarkalender de kalender met vaste data en deadlines en voor ziekteverzuim de verzuimverzekering.