Begin met voorkomen
Veel late betalingen kun je voorkomen. Stuur je factuur direct na de levering. Zet er de betaaltermijn en je rekeningnummer op. Klanten betalen een factuur die in één keer klopt sneller. Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling. Zie ook je cashflow beheersen.
Stap 1: de vriendelijke herinnering
Is de betaaltermijn voorbij, stuur dan binnen een paar dagen een vriendelijke herinnering. Vaak heeft de klant de factuur over het hoofd gezien. Houd de toon licht, bijvoorbeeld: “Mogelijk heb je factuur [nummer] over het hoofd gezien. Wil je ernaar kijken?” De meeste klanten betalen na deze eerste herinnering.
Stap 2: de tweede herinnering
Na een week stuur je een tweede herinnering. Die is iets steviger, en nog steeds vriendelijk. Noem de oorspronkelijke vervaldatum en vraag om betaling binnen een week. Laat weten dat de klant contact kan opnemen als er iets speelt. Een betalingsregeling is dan een mogelijkheid.
Stap 3: de aanmaning
Na de tweede herinnering stuur je een formele aanmaning, ook wel ingebrekestelling genoemd. Je geeft de klant een laatste termijn, meestal 14 dagen. Je meldt dat je daarna incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt. Dit is de laatste stap voordat je de vordering uit handen geeft. Veel klanten betalen na deze brief alsnog.
Incassokosten en rente
Bij een zakelijke klant mag je wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. De incassokosten zijn wettelijk gestaffeld, met een vast minimum. Zet in je aanmaning dat deze kosten erbij komen. Veel klanten betalen al als ze dat lezen.
Stap 4: incasso
Blijft de klant ook na de aanmaning in gebreke, dan schakel je een incassobureau of een deurwaarder in. Voor onbetwiste vorderingen bestaat ook een snellere procedure bij de rechter. Een incassobureau regelt de inning voor je, tegen een vergoeding. Weeg die kosten af tegen het openstaande bedrag.
Houd het zakelijk
Blijf in elke stap kalm en zakelijk. Vaak betaalt een klant laat door drukte of door een tijdelijk probleem. Als je kalm en duidelijk blijft, krijg je je geld en houd je de relatie waar mogelijk goed.
Leg afspraken vast in je voorwaarden
Neem in je algemene voorwaarden afspraken op over betaling en incassokosten. Dan sta je sterker als een klant laat betaalt. Verwijs op je factuur naar je voorwaarden. Hoe je ze opstelt, lees je in algemene voorwaarden opstellen.
Tot slot
In Holdwise Academy vind je voorbeeldteksten voor elke stap, van de eerste herinnering tot de aanmaning. Je vindt er ook een aanpak om je geld te innen en de relatie met de klant goed te houden.
Verder lezen
Zie ook De eerste klant vinden als ZZP’er en BTW-aangifte doen.