Waarvoor je algemene voorwaarden gebruikt
In je algemene voorwaarden leg je de afspraken vast die voor al je opdrachten gelden. Je spreekt bijvoorbeeld af wat er gebeurt bij late betaling en hoe je levert. Ook leg je vast tot hoever je aansprakelijk bent en hoe je omgaat met annuleringen. Zo weten jij en je klant vooraf waar jullie aan toe zijn.
Wat erin hoort
- Toepasselijkheid: op welke overeenkomsten de voorwaarden gelden.
- Offertes en aanbiedingen: hoe lang ze geldig zijn en of ze vrijblijvend zijn.
- Prijzen en betaling: de betaaltermijn en wat er gebeurt bij late betaling.
- Levering en uitvoering: hoe en wanneer je levert.
- Aansprakelijkheid: tot hoever je aansprakelijk bent.
- Annulering en wijziging: wat er geldt als een klant afzegt of iets wil aanpassen.
- Klachten en geschillen: hoe je een klacht afhandelt en welk recht geldt.
Maak ze rechtsgeldig van toepassing
Voorwaarden gelden alleen als je ze op de juiste manier van toepassing verklaart. Je klant moet ze kennen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Hij moet ook de kans hebben gehad om ze te lezen. Verwijs ernaar in je offerte en je opdrachtbevestiging. Stuur ze mee, bijvoorbeeld als bijlage bij je offerte. Alleen vermelden dat ze op je website staan, is vaak onvoldoende.
Je klant de voorwaarden geven (terhandstelling)
Volgens de wet moet je je voorwaarden ‘ter hand stellen’. Dat betekent dat je je klant een redelijke kans geeft om ze te lezen. Stuur ze daarvoor als bijlage mee. Je kunt ook in je offerte en je bevestiging een directe link naar de voorwaarden op je website zetten. Bewaar het bewijs dat je dit hebt gedaan.
Zelf opstellen of laten maken
Je kunt je voorwaarden zelf opstellen met een betrouwbaar model. Je kunt ze ook laten maken door een jurist. Een branchevereniging heeft vaak een model voor jouw vak. Daarmee heb je voor weinig geld een goede basis. Zijn je diensten ingewikkeld of loop je veel risico, laat dan een jurist voorwaarden op maat maken.
Schrijf ze leesbaar
Algemene voorwaarden mag je schrijven in woorden die je klant kent. Gebruik korte zinnen. Als klanten je voorwaarden goed kunnen lezen, vertrouwen ze je sneller en kom je professioneel over. In je offerte verwijs je naar je voorwaarden.
Houd ze actueel
Werk je voorwaarden bij als je dienst of de wet verandert. Controleer ze eens per jaar. Zo kun je bij een geschil terugvallen op afspraken die kloppen met je huidige werk en de huidige wet.
De belangrijkste stappen
Met algemene voorwaarden bescherm je jezelf, als ze compleet zijn en je ze rechtsgeldig van toepassing hebt verklaard. Stel ze op met een goed model of laat ze maken. Verwijs ernaar in je offerte en stel ze ter hand. In Holdwise Academy vind je een opzet voor algemene voorwaarden. Je leest er ook hoe je ze op de juiste manier van toepassing verklaart.
Meer over dit onderwerp
Lees ook Eenmanszaak of BV en Hoeveel belasting reserveren als ondernemer.