De verplichte gegevens
Elke factuur bevat:
- Je volledige bedrijfsnaam en die van je klant.
- Je adres en het adres van je klant.
- Je BTW-identificatienummer.
- Je KvK-nummer.
- Een uniek factuurnummer in een doorlopende reeks.
- De factuurdatum.
- De datum of periode waarop de levering of dienst plaatsvond.
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het bedrag exclusief BTW.
- Het BTW-tarief en het BTW-bedrag.
- Het totaalbedrag inclusief BTW.
Zijn al deze gegevens aanwezig, dan voldoet je factuur aan de wet en kan je klant de BTW terugvragen.
Het factuurnummer
Je nummert je facturen in een doorlopende reeks. Veel ondernemers gebruiken het jaartal met een volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001 en 2026-002. Houd de reeks aaneengesloten. Dan kan de Belastingdienst controleren of je administratie compleet is.
BTW op de factuur
Vermeld het juiste tarief per regel:
| Tarief | Wanneer |
|---|---|
| 21% | Het algemene tarief voor de meeste diensten en producten |
| 9% | Voeding, boeken, medicijnen, personenvervoer, kappers |
| 0% | Internationale leveringen en specifieke vrijstellingen |
Lever je diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan verleg je de BTW. Zet op de factuur ‘BTW verlegd’ en het BTW-nummer van je klant. Lever je goederen, dan zet je op de factuur ‘intracommunautaire levering’, 0% BTW en het BTW-nummer van je klant.
Factureren met de regeling voor kleine ondernemers (de KOR)
Neem je deel aan de kleineondernemersregeling, dan ben je vrijgesteld van BTW. Zet op je factuur de regel ‘Vrijgesteld van BTW op grond van de kleineondernemersregeling’. Het BTW-bedrag en het BTW-tarief laat je weg. Je toont alleen het totaalbedrag.
Betaaltermijn
De wettelijke betaaltermijn is 30 dagen, tenzij je met je klant iets anders afspreekt (bij zakelijke klanten maximaal 60 dagen, en bij een groot bedrijf als klant maximaal 30 dagen). Zet de termijn op je factuur, bijvoorbeeld ‘Betaling binnen 14 dagen’, en vermeld je rekeningnummer.
Voorbeeld van een complete factuur
Een bruikbare opbouw:
- Bovenaan: je logo, bedrijfsnaam, adres, KvK- en BTW-nummer.
- Daaronder: klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum.
- In het midden: een tabel met omschrijving, aantal, prijs per stuk en bedrag.
- Onderaan: subtotaal, BTW-bedrag, totaalbedrag, betaaltermijn en rekeningnummer.
De bewaartermijn voor de administratie (de bewaarplicht): zeven jaar
Je bewaart al je facturen, inkoop én verkoop, zeven jaar. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben, geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, en dat is het makkelijkst. Scan ze of bewaar ze als PDF in een vaste mappenindeling.
Veelvoorkomende aandachtspunten
- Factuurnummer doorlopend houden. Met een aaneengesloten reeks laat je zien dat je administratie compleet is.
- BTW-bedrag apart tonen. Je klant heeft dit nodig om de BTW terug te vragen.
- Factuur binnen 15 dagen sturen na de maand waarin je leverde. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald krijgt.
Sjablonen en software
Met een goed sjabloon maak je een correcte factuur in twee minuten. In een online boekhoudpakket worden de verplichte velden automatisch ingevuld. In Holdwise Academy vind je een kant-en-klaar factuursjabloon met uitleg per veld. Daarmee maak je vanaf je eerste opdracht facturen die kloppen.
Verder lezen
Lees ook Een offerte maken die wordt geaccepteerd, Een begroting maken voor je onderneming en Website laten maken of zelf bouwen.