Waarvoor je een offerte gebruikt
Een offerte is je voorstel op papier. Je beschrijft erin wat je levert, wat het kost en wanneer je levert. Is je offerte duidelijk, dan heeft je klant minder twijfels. Jullie weten dan allebei wat de afspraak is. Met de offerte maak je ook je eerste indruk als professional.
De vaste onderdelen
- Je gegevens: bedrijfsnaam, contactgegevens, KvK- en BTW-nummer.
- Klantgegevens: naam, bedrijf en contactpersoon.
- Datum en offertenummer.
- De aanleiding: één alinea waaruit blijkt dat je de vraag begrepen hebt.
- De opdracht (scope): wat je precies levert, opgesplitst in duidelijke onderdelen.
- De prijs: per onderdeel of als totaal, exclusief BTW met het BTW-bedrag erbij.
- De planning: wanneer je start en wanneer je oplevert.
- De voorwaarden, kort: betaaltermijn en een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
- De geldigheidsduur: bijvoorbeeld 30 dagen.
Een logische opbouw
Begin met de aanleiding, zodat de klant merkt dat je de vraag begrijpt. Beschrijf daarna wat je levert en wat de klant eraan heeft. Noem dan de prijs die daarbij hoort. Sluit af met de planning en de overige voorwaarden. In deze volgorde is je offerte makkelijk te lezen en wek je vertrouwen.
De prijs duidelijk weergeven
Zet je prijs exclusief BTW in de offerte, met het BTW-bedrag eronder en daarna het totaal. Heb je meerdere onderdelen, geef dan per onderdeel de prijs. Zo ziet de klant wat elk onderdeel kost. Ook kun je dan makkelijk onderdelen toevoegen of weglaten.
Pakketten aanbieden
Bied drie varianten naast elkaar aan, bijvoorbeeld compact, compleet en uitgebreid. Zo kan de klant makkelijker kiezen. Vaak wordt de gemiddelde opdracht ook groter. De klant kiest dan tussen jouw opties. Daarmee heeft de klant meestal ook al besloten om je de opdracht te geven.
Tips voor een hogere acceptatie
- Stuur snel: binnen 24 tot 48 uur na het gesprek, zolang het enthousiasme er nog is.
- Houd het kort: één tot twee pagina’s is genoeg. Dat is prettig om te lezen en je komt zelfverzekerd over.
- Wees specifiek: noem het resultaat dat de klant overhoudt.
- Volg op: bel of mail op de afgesproken dag. Door op te volgen krijg je vaak de opdracht. Zie ook je eerste klant vinden.
Na het versturen
Spreek bij het versturen af wanneer je contact opneemt. Bijvoorbeeld: ‘Ik bel je donderdag om je vragen door te nemen.’ Zo houd je zelf het initiatief. Je geeft de klant ook een vast moment om ja te zeggen. Gaat de klant akkoord, bevestig dat dan kort en plan de start.
Van voorstel naar opdracht
Houd je offerte kort en duidelijk en verstuur hem snel. Laat de klant zien dat je de vraag begrijpt en het resultaat kunt leveren. In Holdwise Academy vind je een offertesjabloon en voorbeeldteksten per branche. Zo kom je vanaf je eerste voorstel professioneel over.
Verder lezen
Lees ook Een factuur maken en Offertes opvolgen.