De hoofdregel
Kosten die je maakt voor je onderneming, trek je af van je omzet. Wat overblijft is je winst, en daarover betaal je belasting. De Belastingdienst hanteert één hoofdregel: de kosten hebben een zakelijk doel. Een bonnetje en een logische zakelijke reden volstaan in de meeste gevallen.
Volledig aftrekbare kosten
Deze kosten trek je voor 100% af:
- Inkoop van goederen en materialen.
- Software, abonnementen en licenties.
- Kantoorartikelen en gereedschap.
- Zakelijke telefoon en internet.
- Verzekeringspremies (bedrijf, AOV, aansprakelijkheid).
- Boekhouding, advies en juridische hulp.
- Marketing, website en hosting.
- Vakliteratuur en opleidingen.
- Reiskosten met openbaar vervoer.
- Contributies van vakverenigingen.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Sommige kosten hebben een privé-component. Daarvoor gelden vaste regels:
- Eten en drinken met zakelijk doel: 80% aftrekbaar (er geldt een drempel; boven een bepaald bedrag trek je het meerdere voor 80% af).
- Representatie en relatiegeschenken: deels aftrekbaar volgens dezelfde drempelregeling.
- Autokosten: afhankelijk van de keuze tussen zaak en privé, zie het artikel over auto van de zaak of privé.
- Werkruimte thuis: aftrekbaar in specifieke situaties, zie ondernemen vanuit huis.
Investeringen: afschrijven over meerdere jaren
Aankopen boven €450 met een gebruiksduur van meer dan een jaar (laptop, machine, inrichting) zijn investeringen. Je trekt ze gespreid af via afschrijving: de kosten verdeel je over de gebruiksjaren (vaak 5 jaar voor apparatuur). Bij grotere investeringen kun je daarnaast de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) toepassen, een extra aftrek die je winst verlaagt.
Kosten met een privé-karakter
Uitgaven met een overwegend persoonlijk karakter draag je privé: je dagelijkse kleding, je gewone bril, algemene levensonderhoud. Werkkleding met een logo of beschermende kleding hoort wel weer bij de onderneming. De scheidslijn ligt bij het zakelijke doel.
Bewaar je bonnen
Elke afgetrokken kostenpost onderbouw je met een factuur of bon. Bewaar deze zeven jaar, bij voorkeur digitaal in een vaste mappenstructuur. Een gefotografeerde bon in je boekhoudpakket volstaat. Hoe je dit slim inricht, lees je in bonnen bewaren en de bewaarplicht.
Twijfelgevallen
Bij een kostenpost die je twijfelt of die zakelijk is, helpt één vraag: maak ik deze uitgave omwille van mijn onderneming? Is het antwoord ja, dan is de kans groot dat het aftrekbaar is. Leg twijfelgevallen voor aan je boekhouder; die kent de grensgevallen.
Tot slot
Een complete kostenadministratie levert je direct belastingvoordeel op. De kunst is consequent bonnen bewaren en elke zakelijke uitgave vastleggen. Binnen Holdwise Academy vind je een kostenchecklist per branche, zodat je elke aftrekpost benut.