De hoofdregel
Kosten die je voor je onderneming maakt, trek je af van je omzet. Wat overblijft, is je winst. Daarover betaal je belasting. De hoofdregel van de Belastingdienst is dat de kosten een zakelijk doel hebben. Meestal is een bonnetje met een logische zakelijke reden genoeg.
Volledig aftrekbare kosten
Deze kosten trek je voor 100% af:
- Inkoop van goederen en materialen.
- Software, abonnementen en licenties.
- Kantoorartikelen en gereedschap.
- Zakelijke telefoon en internet.
- Verzekeringspremies (bedrijf, aansprakelijkheid). De premie voor je arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) valt buiten de bedrijfskosten: die trek je af in box 1 als uitgave voor inkomensvoorzieningen.
- Boekhouding, advies en juridische hulp.
- Marketing, website en hosting.
- Vakliteratuur en opleidingen.
- Reiskosten met openbaar vervoer.
- Contributies van vakverenigingen.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Sommige kosten zijn deels privé. Daarvoor gelden vaste regels:
- Eten en drinken met zakelijk doel: 80% aftrekbaar. Er geldt een drempel. Je kiest tussen die 80% en de drempel: bij de drempel blijft de eerste €5.700 (2026) buiten de aftrek en trek je alles daarboven af.
- Representatie en relatiegeschenken: deels aftrekbaar volgens dezelfde drempelregeling.
- Autokosten: dat hangt af van je keuze tussen zaak en privé. Zie auto van de zaak of privé.
- Werkruimte thuis: aftrekbaar in specifieke situaties, zie ondernemen vanuit huis.
Investeringen: afschrijven over meerdere jaren
Aankopen boven €450 die langer dan een jaar meegaan, zijn investeringen. Denk aan een laptop, een machine of inrichting. Je verdeelt de kosten over de jaren dat je ze gebruikt, voor apparatuur vaak 5 jaar. Dat heet afschrijven. Bij grotere investeringen kun je daarnaast een extra aftrek toepassen, de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Daarmee verlaag je je winst.
Kosten met een privé-karakter
Uitgaven die vooral persoonlijk zijn, betaal je zelf. Denk aan je dagelijkse kleding, je gewone bril en je levensonderhoud. Werkkleding met een logo of beschermende kleding hoort wel bij de onderneming. Het gaat erom of de uitgave een zakelijk doel heeft.
Bewaar je bonnen
Elke kostenpost die je aftrekt, onderbouw je met een factuur of bon. Bewaar die zeven jaar, het liefst digitaal in vaste mappen. Een foto van de bon in je boekhoudpakket is genoeg. Meer daarover lees je in bonnen bewaren en de bewaarplicht.
Twijfelgevallen
Twijfel je of een kostenpost zakelijk is? Vraag je dan af of je de uitgave voor je onderneming doet. Is het antwoord ja, dan mag je hem waarschijnlijk aftrekken. Leg twijfelgevallen voor aan je boekhouder. Die kent de grensgevallen.
Wat het je oplevert
Houd je al je kosten bij, dan betaal je minder belasting. Bewaar daarom elke bon en leg elke zakelijke uitgave vast. In Holdwise Academy vind je een checklist met kosten per branche. Zo benut je elke aftrekpost.