Documenten voor een BV vanuit buitenland: checklist 2026

Bijgewerkt 13 oktober 2026 Holdwise redactie …

Voor een BV vanuit het buitenland lever je vier stukken aan. Dat zijn een paspoortkopie, een volmacht met apostille, een Nederlands vestigingsadres en de gegevens van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO-gegevens). Per land verschilt of een apostille genoeg is. Per nationaliteit gelden ook een paar bijzonderheden. Is een bedrijf de aandeelhouder, dan komen er stukken bij. Bij Holdwise houden we dit antwoord bij. De stappen vind je verderop op deze pagina.

Complete gids BV Oprichten: Stappenplan 2026 (van Idee tot KVK) →

Vier onderdelen die altijd nodig zijn

Voor elke oprichting op afstand heb je dezelfde vier stukken nodig. Dat zijn een geldige paspoortkopie per oprichter en een volmacht met apostille. Verder heb je een Nederlands vestigingsadres voor de vennootschap nodig en de UBO-gegevens van iedereen met meer dan 25% belang. Het vestigingsadres kies je zelf, en het contract teken je zelf. De notaris doet daarnaast de wettelijke controle op witwassen en de financiering van terrorisme (de Wwft-controle). Bij een compleet dossier is dat een formaliteit.

Apostille of legalisatie per land

De volmacht teken je bij een notaris in je eigen land. Nederland moet die handtekening kunnen vertrouwen. Voor de ruim 120 deelnemende staten van het Apostilleverdrag is een apostille genoeg. Dat is één stempel van de bevoegde autoriteit, vaak binnen enkele dagen geregeld. De hele EU, het VK, de VS, Turkije, Oekraïne, Rusland en India zijn aangesloten. Ook China (november 2023) en Indonesië (2022) hebben zich aangesloten. Voor die staten lever je de stukken daardoor veel sneller aan.

Voor staten buiten het verdrag, waaronder de Verenigde Arabische Emiraten, is consulaire legalisatie nodig. Daarvoor ga je langs de notaris, het ministerie en de Nederlandse ambassade. Dat kost meer tijd. Plan die stap daarom als eerste.

Extra documenten als een bedrijf de aandelen houdt

Houdt je buitenlandse vennootschap de aandelen, dan komen er drie stukken bij. Dat zijn een recent uittreksel uit het handelsregister, de statuten en het bewijs van wie namens die vennootschap mag tekenen. Voor die documenten heb je ook een apostille of legalisatie nodig. Daarnaast lever je de UBO-keten aan, tot aan de natuurlijke personen achter de vennootschap. We stellen die lijst vooraf voor je op, zodat je alles in één keer aanlevert.

Vertalingen zijn zelden nodig

Nederlandse notarissen werken meestal met Engelstalige documenten. De notaris stelt de volmacht vaak tweetalig op. Een beëdigde vertaling is alleen nodig bij documenten in andere talen. Dan regelt de notaris de vertaler, of doen wij dat. Op elke landenpagina lees je hoe het in dat land gaat.

Primaire bronnen: KVK · Rijksoverheid (legalisatie en apostille).

Welke documenten voor jouw land nodig zijn, lees je op de landenpagina’s.

Verder lezen

Meer hierover lees je in BV Oprichten Checklist 2026, BV Oprichten Kosten 2026 en BV Oprichten Buitenlandse Ondernemer 2026.

Oprichten

Je bedrijf in Nederland oprichten

We doen de oprichting met de notaris en de registraties. Het vestigingsadres kies je zelf, en het contract teken je zelf. Je krijgt vooraf een voorstel met het bedrag voor jouw situatie.

Veeg voor alle vier de opties →

Je BV

De akte bij de notaris, ook op afstand met een volmacht
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK)
Het identiteitsonderzoek dat de wet vraagt
Inschrijving van de eigenaren in het register van uiteindelijk belanghebbenden (UBO-register)
Je belastingnummer en btw-nummer
Advies over de opzet met de laagste belasting vanaf het eerste jaar: één BV of een holding, je eerste boekjaar en je salaris
Persoonlijke begeleiding bij de oprichting en de start van je bedrijf

Holding en werkmaatschappij

Opgezet voor de groei van je bedrijf en je vermogen.

Twee BV’s, samen opgericht, met alles uit het BV-pakket voor allebei
Winst kun je belastingvrij uitkeren aan je holding (deelnemingsvrijstelling)
In je holding houd je je winst apart van de risico’s van het dagelijkse werk, en kun je die beleggen
Verkoop je later je werkmaatschappij, dan ontvangt je holding de winst belastingvrij

Wat je kunt toevoegen

Op maat voor je bedrijf. Het bedrag staat in je voorstel.

Zakelijke bankrekening: het complete dossier dat je bank vraagt
eHerkenning: je inlog voor de Belastingdienst en andere overheidsportalen
EORI-nummer: je nummer voor import en export
Vergunning artikel 23: je verrekent de btw bij invoer in je aangifte, zodat het geld in je bedrijf blijft
Eén btw-aangifte voor al je online verkoop in de EU (éénloketsysteem, OSS)
Loonheffingennummer, zodat je BV jou salaris kan betalen
Een lager salaris als directeur, onderbouwd en voorgelegd aan de Belastingdienst
Boekhouding, btw-aangiften en jaarrekening
Vergunningen en EU-regels voor je branche

Je eerstejaarsplan

Voordat je start, kijkt ons team naar alles wat je van plan bent. Je krijgt een plan op papier, en de aanvragen worden voor je ingediend.

De registraties en vergunningen die je bedrijf nodig heeft
Je salaris, dividend en lenen van je BV in het eerste jaar
De regelingen en aftrekposten waar je recht op hebt
Je cijfers voor het eerste jaar: belasting, salaris en wat er in je bedrijf blijft

In je voorstel staat het bedrag voor jouw situatie, voordat je beslist.

Wil je dat ons team meekijkt? →Vrijblijvend advies over je volgende stap

Vrijblijvend advies

Wil je dat ons team meekijkt?

We helpen ondernemers met het oprichten van hun BV of holding, van de notaris tot de belastingnummers. Vertel kort waar je staat of wat je van plan bent. Je krijgt vrijblijvend advies over je volgende stap.

Veelgestelde vragen

Welke documenten heb ik minimaal nodig voor een BV vanuit het buitenland?

Je hebt een geldige paspoortkopie per oprichter nodig, een volmacht met apostille, een Nederlands vestigingsadres en de UBO-gegevens. Het vestigingsadres kies je zelf, en het contract teken je zelf. We bevestigen vooraf welke stukken je voor jouw situatie nodig hebt.

Wat is het verschil tussen apostille en legalisatie?

De apostille is één stempel voor de ruim 120 verdragslanden en is snel geregeld. Voor staten buiten het verdrag, zoals de Verenigde Arabische Emiraten (VAE), is legalisatie nodig. Daarvoor ga je langs de notaris, het ministerie en de ambassade. Dat kost meer tijd.

Moet mijn paspoort vertaald of gelegaliseerd worden?

Een duidelijke kopie is bijna altijd genoeg. Je identificeert je met de volmacht met apostille en de gewaarmerkte paspoortkopie. Alleen documenten in andere talen dan Nederlands of Engels hebben een beëdigde vertaling nodig.

Wat verandert er als mijn buitenlandse bedrijf de aandelen houdt?

Er komen drie stukken van die vennootschap bij: het handelsregisteruittreksel, de statuten en het bewijs van tekeningsbevoegdheid, met apostille of legalisatie. Daarnaast lever je de UBO-keten aan, tot de personen achter die vennootschap.

Bronnen Belastingdienst · KVK · wetten.overheid.nl Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026