Waarom je bonnen bewaart
Elke zakelijke uitgave die je aftrekt of waarvan je BTW terugvraagt, onderbouw je met een bon of factuur. Ontbreekt het bewijs, dan vervalt je recht op de aftrek wanneer de Belastingdienst ernaar vraagt. Een compleet bonnenarchief beschermt dus je belastingvoordeel en geeft je rust bij een controle.
De bewaarplicht: zeven jaar
Je bewaart je administratie, inclusief bonnen en facturen, zeven jaar. Voor gegevens die met onroerend goed te maken hebben geldt tien jaar. De termijn begint na afloop van het boekjaar. Een bon uit 2026 bewaar je dus tot eind 2033.
Digitaal bewaren mag
Je mag bonnen digitaal bewaren, en dat is ook aan te raden. Een foto of scan van een papieren bon volstaat, mits leesbaar en compleet. Digitale bonnen bewaren voorkomt vervaagde kassabonnen en een volle schoenendoos. Bewaar de digitale bestanden geordend en veilig.
Welke bonnen je nodig hebt
- Inkoopfacturen: alles wat je zakelijk koopt.
- Kassabonnen: kleine zakelijke uitgaven, zoals kantoorartikelen.
- Digitale facturen: abonnementen, software, online aankopen.
- Reisbewijzen: zakelijke reizen met openbaar vervoer.
- Bonnen uit de voorbereidingsfase: aankopen tot drie maanden voor je inschrijving.
Het ritme dat werkt
Verwerk bonnen wekelijks, terwijl ze vers zijn. Fotografeer een kassabon meteen na aankoop met je boekhoud-app, of mail digitale facturen direct door naar je boekhoudpakket. Tien minuten per week houdt je archief compleet en je BTW-aangifte moeiteloos. Dit sluit aan op je boekhouding bijhouden.
Orden je archief
Bewaar je bonnen geordend per jaar en kwartaal, of laat je boekhoudpakket dat doen. Veel pakketten koppelen een bon automatisch aan de bijbehorende bankmutatie, zodat alles op zijn plek staat. Een geordend archief maakt je aangifte en een eventuele controle eenvoudig.
Maak een back-up
Digitale bonnen verdienen een veilige back-up. Een boekhoudpakket bewaart je bonnen in de cloud; bewaar daarnaast zelf een kopie, bijvoorbeeld in een aparte map of een tweede clouddienst. Zo blijft je archief behouden, ook bij een technisch probleem.
Tot slot
Bonnen bewaren beschermt je aftrek en je BTW-teruggave, en de bewaartermijn voor de administratie (de bewaarplicht) is zeven jaar. Digitaal archiveren, een wekelijks ritme en een geordende structuur maken het moeiteloos. Binnen Holdwise Academy vind je een werkwijze om je bonnen vanaf dag één compleet en geordend te bewaren.
De aangrenzende vragen
In het verlengde hiervan liggen Je cashflow beheersen in het eerste jaar en Ondernemen vanuit huis.