Waarom je bonnen bewaart
Trek je een zakelijke uitgave af of vraag je de BTW terug? Dan heb je daarvoor een bon of factuur nodig. Ontbreekt bij een controle het bewijs, dan kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Bewaar daarom al je bonnen. Zo houd je je belastingvoordeel.
De bewaarplicht: zeven jaar
Je bewaart je administratie, inclusief bonnen en facturen, zeven jaar. Voor gegevens die met onroerend goed te maken hebben geldt tien jaar. De termijn begint na afloop van het boekjaar. Een bon uit 2026 bewaar je dus tot eind 2033.
Digitaal bewaren mag
Je mag bonnen digitaal bewaren, en dat is ook aan te raden. Een foto of scan van een papieren bon is genoeg. De foto of scan moet dan wel leesbaar en compleet zijn. Zo voorkom je vervaagde kassabonnen en een volle schoenendoos. Bewaar de digitale bestanden geordend en veilig.
Welke bonnen je nodig hebt
- Inkoopfacturen: alles wat je zakelijk koopt.
- Kassabonnen: kleine zakelijke uitgaven, zoals kantoorartikelen.
- Digitale facturen: abonnementen, software, online aankopen.
- Reisbewijzen: zakelijke reizen met openbaar vervoer.
- Bonnen uit de voorbereidingsfase: zakelijke aankopen van vóór je inschrijving.
Verwerk je bonnen wekelijks
Verwerk je bonnen elke week, dan weet je nog goed waarvoor je iets hebt gekocht. Fotografeer een kassabon meteen na aankoop met je boekhoud-app. Mail digitale facturen direct door naar je boekhoudpakket. Besteed je er tien minuten per week aan, dan is je archief compleet en je BTW-aangifte eenvoudig. Meer hierover lees je in je boekhouding bijhouden.
Orden je archief
Bewaar je bonnen geordend per jaar en kwartaal. Dat kan ook in je boekhoudpakket. In veel pakketten wordt een bon automatisch gekoppeld aan de betaling op je bankrekening. Met een geordend archief zijn je aangifte en een eventuele controle eenvoudig.
Maak een back-up
Maak van je digitale bonnen een veilige back-up. Gebruik je een boekhoudpakket, dan worden je bonnen in de cloud bewaard. Bewaar daarnaast zelf een kopie, bijvoorbeeld in een aparte map of bij een tweede clouddienst. Zo heb je je archief ook bij een technisch probleem nog.
Bonnen bewaren in de praktijk
Met je bonnen bewijs je je aftrek en je BTW-teruggave. De bewaartermijn voor je administratie (de bewaarplicht) is zeven jaar. Bewaar je bonnen digitaal en verwerk ze elke week. Zo bespaar je veel werk. In Holdwise Academy vind je een werkwijze om je bonnen vanaf het begin compleet en geordend te bewaren.
Meer over dit onderwerp
Lees ook Je cashflow beheersen in het eerste jaar en Ondernemen vanuit huis.