Wie erin staat en wat erin staat
Elke BV, stichting en vergelijkbare rechtspersoon registreert haar uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s). Dat zijn de personen die meer dan 25% van de aandelen, de stemmen of de zeggenschap houden. Ontbreekt zo iemand, dan registreert de rechtspersoon het hoger leidinggevend personeel. De organisatie registreert per persoon de naam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit en woonland. Ook registreert ze de aard en omvang van het belang in banden (25 tot 50%, 50–75%, 75–100%). Exacte percentages en privéadressen worden afgeschermd.
Wie het ziet na de afscherming
Na het Europese privacyarrest is de publieke inzage gesloten. Sindsdien hebben twee groepen toegang. Bevoegde autoriteiten (opsporing, toezicht, Belastingdienst) zien alles. Poortwachters zijn organisaties die de antiwitwasregels moeten naleven, zoals banken, notarissen en accountants. Zij raadplegen de gegevens bij het onderzoek naar hun cliënten. Partijen met een aantoonbaar legitiem belang, zoals onderzoeksjournalisten en maatschappelijke organisaties, krijgen pas later toegang onder het nieuwe Europese kader. Die regeling moet in oktober 2026 nog ingaan. Voor minderjarigen en personen met een beveiligingsrisico blijft daarnaast een extra afscherming gelden.
Privacy binnen de regels
Je beschermt je privacy binnen de regels met een goede opzet. Bij een STAK (stichting administratiekantoor) registreer je de UBO’s langs de lijn van de zeggenschap. Zo is duidelijk wie als UBO wordt aangemerkt. Zie de STAK. In het familiestatuut leg je vast wat familieleden onderling van elkaar mogen weten. Zie de besluitvorming. De registratie moet kloppen. Bij een onjuiste registratie kun je boetes krijgen en problemen met poortwachters. Houd je je zaken op orde, dan merk je weinig van het register. Zie de rest van de opzet.